z.ohnamiのラフロイグ。

ドタキャンとうまく付き合うには

最近、勉強会や飲み会とかで、ドタキャンが多いよなぁと思っていたら、時を同じくしてこんなエントリーがあるではありませんか。
ATNDで立てたイベントのキャンセル率がひどすぎるというので調べてみた。幹事さんはこれを参考にするとキャンセル率が量れるかも。
今年を振り返ってみると私はほとんど毎月、社内または社外の勉強会を開催してきたこともあり、読んでいて色々と思うところがありました。参加する人と開催する人。両者が快適に過ごしていけるために、心がけておくといいと思うことをまとめておこうと思います。あくまでも例にすぎないので、他にもいい方法があったらコメントなり、トラックバックなりで教えていただけるとうれしいです。まず、項目を挙げます。

  • 参加する人向け
    • 「参加できるかも」くらいなら、はじめから登録しない
    • 参加できなくなったら、とにかく連絡する
    • 自分でも、何かを開催してみる
  • 開催する人向け
    • キャンセルが発生することを前提に取り組む
    • キャンセル可能な期間を明示する
    • キャンセルの連絡があったら、「ありがとう」で返す
    • コアメンバーを先に確保する
    • 告知内容は魅力的に表現できているか?

参加する人向け

とりあえず。この三つでしょうか。

「参加できるかも」くらいなら、はじめから登録しない

「とりあえず」的な感じであれば参加登録しない。「いけるかもしれない」くらいでは登録しない。「必ず行く」という場合のみ登録するように自分の中にルールを設定します。基本はYes or Noのほうがよいです。鉄板ネタが満載で、すさまじく魅力的なイベントが告知されると、仮押さえをしたくなる衝動が起きるのはよくわかります。ただ、後で資料が公開されることもありますし、場所や時間の問題で参加が厳しそうなら、ustreamで参加するという方法もあります。あとは、これだけ勉強会やイベントが多発している状況なので、ひとつやふたつ見逃しても、また同じようなイベントはそのうち開催されます。こうして参加の判断をきれいに割り切ったほうが、「必ず行こう」と思っている他の人が参加できる可能性も増え、全体がハッピーになります。

参加できなくなったら、とにかく連絡する

無音でフェードアウトするのはやめましょう。参加できない旨をしっかりと伝えてもらったほうが開催する人は動きやすいです。じゃないと、開始時間や懇親会の参加人数を直前で補正するときに困ります。Twitter経由でもブログ経由でも何かしら連絡する手段はあるはずです。私はドタキャンすることが必ずしも悪いこととは思っていません。体調不良や優先度の高い出来事が起きることは十分にありえます。貴重な時間なわけだから、そのとき自分が一番やりたいことをやるのが一番いいと思うのですが、けじめとして連絡だけはしたほうがいいと思います。

自分でも、何かを開催してみる

自分も何かを開催する側にまわってみると、イベントに対する意識が変わり世界が広がると思います。企画、資料準備、時間と場所の調整、懇親会の手配、etc... 結構大変です(ここが楽しくて、やりがいがあるところでもありますが)。いきなり主催者になるのは敷居が高いと感じられる方は何かのイベントでお手伝いとして始めてみるのもいいと思います。余談ですが、スキルを身に着けたいと思ったら、最も効果が出るのは自分でイベントを企画して発表することです。聞いているだけ、見ているだけというのは案外身につきません。

開催する人向け

肩の力を抜いたほうがいいです。

キャンセルが発生することを前提に取り組む

これを最初から意識しておくだけで気疲れしなくなります。キャンセルが発生することを前提に動く。バタバタとキャンセルの申し出が飛び込んでくるのはなかなかに辛いものがありますが、自分を含めて半分くらい来てくれればそれでOKぐらいにハードルを下げておくと気が楽です。少ない人数で開催するのもそれはそれで楽しいですし。

キャンセル可能な期間を明示する

告知のタイミングでキャンセル可能な期間を明示しておきます。これは会費を徴収したい場合は必須ですね。期日を過ぎたら、来なかった人に対しても問答無用で費用を徴収します。徴収の旨もあらかじめ告知に明示しておきます。徴収が難しいイベントの場合は会場をそのまま使ってピザパーティにするなど、費用の割り算がしやすいように懇親会の構成自体を設定しておきます。または、参加者全体で来なかった人の分も割り勘する方法もあります。総額が大きくて、人数が少ないと厳しいですが・・・居酒屋の場合だと料理のキャンセルは無理だけど、飲み放題分のキャンセルは可能というお店も多いです。お店に相談してみましょう。

キャンセルの連絡があったら、「ありがとう」で返す

連絡をくれたことに対して感謝するくらいのほうがいいかなと僕は思います。次にお会いできることを期待して。

コアメンバーを先に確保する

いきなり、ATNDや宴会くんで募集するのではなくて、必ず来てくれそうなコアメンバーに先に連絡してある程度の人数を確保しておくという方法です。メールであれば、宛先には1人だけ設定して個別に連絡するとよいです。イベントのテーマから自分やお友達の周囲で興味を持っていそうな人たちを割り出して声をかけます。そうすると当日の参加人数もコアメンバー+αになり、規模感がつかみやすくなるので場所の確保や、店の予約が少し楽になります。

告知内容は魅力的に表現できているか

自分でもできていないことを書きますが、この視点も重要だと思います。面白く、魅力的なイベントであることが伝われば、みんな来てくれるよという理屈です。告知の内容が人々に刺さるような表現になっているか。あまりにも実体と違った、誇大な宣伝になるのはよくないですが、「釣り」的な要素も多少入っていたほうがいいと僕は思います。懇親会もただ「懇親会やります」と書くんじゃなくて、「ウィスキーツアー」とか「中華料理を堪能」とかテーマを打ち出すと面白い気がします。あと、開催する側の気持ちとしては第〜回と回数をイベントのタイトルに打ちたくなるのですが、僕はできるだけ控えるようにしています。この数が大きくなるたびに、一見さんは参加しにくいんじゃないかなと思うので。

つらつらと書きました。この前会社で開催した勉強会の参加人数がひどかったのでw ストレス解消に。

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